<1>管理運営

3．将来に向けた発展方策

<1>効果の上がっている事項
（１）明文化された規程に基づいて管理運営を行っているか。
　法人諸規則諸規程は、総務部総務課において教職員ポータルにて全教職員に公開し活用されている半面、「内規」「細則」の類は担当所管で管理されている。同課で「規則管理システム」の構築、教職員への公開を行い、「内規」「細則」の改正案作成にルールを備え、簡単かつ迅速に行う規則管理システムにより改正案作成に係る事務担当者の負担を減らし、かつ正確な提案資料を作成することで、審議・決定機関である法人連絡協議会、理事会での議論の円滑化を促すこととする。同課において原案を作成、関連システムを構築し、併せて所管調整、規則委員会報告、法人連絡協議会の承認を得て達成する。達成時期は、規則管理システムについては2013年3月31日までに構築する。

（２）事務職員の意欲・資質の向上を図るための方策を講じているか。
　今後の目標は、新人事評価制度（導入以来4年目を経過）において、<1>人事評価結果のフィードバック方法の構築、<2>組織的取組（課題）と個々の目標の整合性への取り組み、<3>人材育成と能力向上に係る指導（コミュニケーション）の活性化を図る。
　現状は、<1>について、昇格試験結果及び目標達成度評価の被評価者へのフィードバックを行っている半面、人事評価表自体のフィードバックについては所属長の裁量に任せているが、人材育成と組織目標との連動という視点から、管理職が適切な面接指導ができる体制が必要である。
　<2>について、所管の業務計画と個々の目標の整合性はほぼ担保されているが、学長等の上層部が掲げる目標と所管目標との整合性は各所管において配慮しているものの十分とはいえず、組織全体の目標設定の一連性に欠けている。
　<3>について、若手育成プログラムは運用を開始しているが、今後は年次計画により中堅職員及び管理職育成プログラムによる仕組みへと展開させる必要がある。
　達成水準は、<1>について、点数による評価に特化することではなく、評価要素（評価項目）に基づき、管理職として普段から具体的な指導、進捗管理ができる能力を保有すること。
　<2>について、中長期的経営方針、教育方針、研究戦略が組織的に明確に提示され、毎年各所管がこの提示に連動した新規・改善計画を掲げることに対して、個々（管理職他職員）の役割責任に応じた具体的な目標を設定することにより一連性が確立されること。
　<3>については「中堅職員育成プログラム」「課長補佐相当職育成プログラム」「管理職育成プログラム」の策定を計画しているが、当面は、現中堅職員と「若手育成プログラム」による研修をうけた若手職員が中心となるSD活動により「中堅職員育成プログラム」を作成し、職員が職員を育てる仕組みを構築すること。
　達成方法は、<1>については、定期的な研修を実施し管理職全体の能力向上を進めることにより達成する。<2>については、法人本部が定める年間スケジュールに基づき、あらかじめ法人全体の方針と各部門・所管における目標・課題を提示することにより、所属長並びに課員が目標を設定するにあたって、前もって適切な情報を提供し、所属長と部下が円滑なコミュニケーションをとることができる環境を提供することにより達成する。<3>については、第二専門委員会にてSD活動メンバーを選考し、具体的プログラム（案）の作成に着手する。そしてSD活動メンバーからの答申に基づき第二専門委員会で審議し、最終的な中堅職員育成プログラムを完成させ、人事委員会の承認を経て実施することにより達成する。
　達成時期は、<3>については2012年9月31日までとする。<1><2>については2013年3月31日までとする。
　これらの仕組みを一度に作り上げることが重要ではなく、しっかりと基礎を作り、積み重ねていくことが大切である。今後5年から10年かけて、2007年に改正した新人事評価制度を確実に進めていくことが重要である。

<2>改善すべき事項
ア　2011年度中に実施見込みの発展方策
（１）明文化された規程に基づいて管理運営を行っているか。
　（現在）各部門からの審議　→　連絡協議会　→　規則委員会　→　理事会
　（改正）各部門からの審議　→　規則委員会　→　連絡協議会　→　理事会
　現状は、規則委員会での規程関連審議が連絡協議会と理事会開催の間（1週間）の期中に行われるため時間的余裕がなく一部に不具合が指摘されている。この改正に伴い、規則委員会での審議を十分かつ慎重なものにすることができ、総じて諸規則諸規程全体の充実が図れるものと期待できる。
　今後、上記（改正）に記した事務手順に改め、別紙にある「規則規程の審議の流れ」の構築を改善方策の一部とする。そのため、総務部総務課において原案を作成し、各担当所管調整後、規則委員会の承認を得て実施する。達成時期は、2012年3月31日までとする。

（２）大学業務を支援する事務組織が設置され、十分に機能しているか。
○事務組織の見直しによる発展方策
　今後の目標は、<1>物品調達に係る検収を専門とする担当部署の設置、<2>大学全体として統括管理する体制の強化や戦略的な企画部門を整備する。<3>内部監査の専門所管として監査室を設置する。
現状は以下のとおりである。
　<1>については、外部資金を管理する世田谷キャンパス総合研究所、厚木キャンパス農学研究所、オホーツクキャンパス生物資源研究所等の研究事務部門は、研究支援や外部資金獲得等の本来業務を行う一方、物品の調達・検収を担当していることから、業務量の増加、事務の分散、多様化に直面しており改善が必要である。
　<2>については、学長方針の実施、学長や副学長等の指示又は諮問等に係る担当部署は各事務を所掌する所管において個々に対応しており、それらを統括管理する戦略的な企画部署がない。
　<3>については、財務部等で担当しているが、独立した内部監査の専門所管がない。
　目標を達成するために、<1>については検収課を財務部に設置し、研究部門の経理業務を財務部検収課に移して管理する。それに伴い、研究部門は、研究支援や外部資金の獲得を目指し、適正な経理管理及び大学が戦略的な研究を積極的に推進する体制が確立される。<2>については法人に戦略準備室を設置し、本学の学部学科の検証等も含め法人全体にわたる戦略的業務を所掌する。<3>については、法人監査室を設置し、経理及び一般業務について書面による定期的な監査と研究室等の実地監査等を実施し、一層の誤謬、漏洩等の防止と不適切事項発生の予防に努める。
　達成方法は、<1>については、本部危機管理委員会において検収課設置に関する議を経て、理事会の承認を経て設置を決定する。<2>については、法人連絡協議会において戦略準備室設置に関する議を経て、理事会の承認を得て設置を決定する。<3>については、本部危機管理委員会において、法人監査室設置に関する議を経て、理事会の承認を得て設置を決定する。<1><2><3>何れも、担当所管において関連規程案を作成し理事会の承認を得た上、人員の配置を行い、当該予算を計上し当該業務にあたる。
　達成時期は、<1><2><3>何れも、2012年3月31日までに設置の機関決定、周知がされ、同年4月1日から正式に発足とする。
○新たな職種による雇用制度を制定することによる発展方策
　今後の目標は、事務業務の洗い出し、見直しにより整理された当該業務に対応する職員として契約職員制度を設ける。
　現状は、組織の見直しと業務を再構築した際に、現行の専任職員が対応することでは人件費を抑制（安定化）することできないことから、求める業務内容（役割・責任）に適した職員が必要である。職員の雇用期間及び更新回数を限定し、役割・責任を限定した契約職員制度を導入し、人件費の安定化を図る。同制度は総務部作成の契約職員規程制定案を第二専門委員会において審議し、人事委員会の議を経て、理事会の承認を経て決定する。
　同制度については、2012年3月31日までに機関決定し、同年4月1日から採用が開始できることとする。

（３）事務職員の意欲・資質の向上を図るための方策を講じているか。
　新人事評価制度の簡素化に向けての方策として、<1>評価期間及び評価提出期間の見直し、<2>評価方法、即ち複数評価の見直しを行う。
　現状は、<1>については毎年度評価を4月に行い評価の提出は4末月に行っており、年度初めの業務繁忙期と重なり評価に関する業務負担が大である。さらに所属長または被評価者が異動した場合の引継ぎが複雑で、業務負担がさらに増える傾向にある。<2>については第二次評価者が被評価者30数名を評価する所管があり、実質的な評価が難しい状況が生じている。
　これらを解消するために、<1>については、評価期間の終期である3月末までに評価を完了させるために評価期間を弾力的に運用できる方法に改める。<2>については、複数評価が可能な部署においてのみ実施するよう改める。　<1><2>いずれも、総務部が原案を作成し、第二専門委員会にて評価者に負担がかかる部分の軽減と繁忙期を避けた運用方法を審議し、2012年3月31日までに人事委員会の承認を経て改正し、同年4月1日から実施する。

イ　中期的な発展方策
〈１〉職員枠管理と職員の再配置
　法人（大学）では、職員数について一定枠を定め、職員数の管理を行っている。職員枠は、法人本部及び各学校部門の枠を設定しておらず、法人全体の職員数のみを定めている。職員枠の管理によって、法人全体のバランスがとれた教育支援、学生サービス・教育支援並びに管理運営に係る人件費（職員人件費）の安定を図ることに引き続き努める。
　職員の再配置は、魅力のある大学を構築するためにも、学部間での競争原理が働く仕組みが必要であり、そのためには職員を適正に配置する必要がある。
　職員の再配置にあたっては、単純に職員数を増やすことではなく、まずは業務の洗い出し、業務フローの見直しを行い、業務を単純化し再構築する。そして、再構築された業務をできるかぎり世田谷キャンパス及び法人本部に集約・吸収することで、業務量の増加を最低限の負荷にとどめ、新たに創出された各キャンパスの資源（職員）を、戦略的な業務に充てることが可能になる。さらに、再構築により仕分けられた業務を質的に仕分けることにより、契約社員や繁忙期（簡易で量が多い業務）に対応する臨時的職員（臨時職員・派遣職員）の採用または業務のアウトソース化を進め、人件費コストを適正に維持することが可能となり、事務組織が安定する。

〈２〉事務組織の見直し
　具体的な取り組みの一つは、2013年度期中完成予定の（仮称）世田谷キャンパス図書館棟の一部に法人本部、大学事務局及び世田谷学生サービスセンター等の事務機能が移転する計画がある。移転の際、学生サービスセンター内各課の業務分掌を見直しして、課の再編成、職員の再配置が必要である。
　その際、組織を細分化するのではなく、IT化によるサービスの形態が大きく変わった環境を踏まえて、学生に関する窓口、教育研究に関する窓口をシンプルな構造にし、課単位より大きいグループにより組織を構成し、職員が業務を束ねる役割を担い、必要に応じてグループ内で横断的連携業務に対応できる管理職または課長補佐相当職を登用し、具体的な業務（特に簡易で量が多い業務）は、極力臨時的職員が担当することで、事務組織がより機能し、事務サービスの向上を図りながら人件費コストを適正化を図ることが可能となる。
　大学院事務担当部署については、当面は独立した課等は設けず、既存の課に担当課長を配置するなどして対応し、事務機能移転の際に多所管と合わせて事務組織再編成・職員の再配置を検討する。
　事務組織の見直しについては、2011年度末に（仮称）事務組織見直し検討委員会を設置し検討を開始し、2013年3月31日まで完了する。

〈３〉学部事務室の設置
　具体的な取り組みの第二は、世田谷キャンパスの中期整備計画（2013年以降）において、キャンパス内に分散している学部、学科の建物を学部単位に集約する計画がある。これにあわせ、現在の世田谷学生サービスセンターと学科事務室体制から、学部が中心となる学生サービス、教育支援、管理運営（独立採算）体制を目的とした組織（学部事務室）と、大学（キャンパス）全体に対する学生サービス、教育支援サービスを目的とした学生サービスセンターに再編成することにより、効率的な事務運営が可能となる。この見直しによって、各学科事務室の体制を学部事務室制に移行することで専任職員の削減、あるいは新たな業務、戦略的な業務に資源を再配分することが可能となる。
　学部事務室設置については、試行の一つとして、現在各学科（4学科）に事務室を設置している短期大学部について、2012年4月1日を目途に短期大学部事務室に一つに統合することを通して、将来の学部事務室設置に関する点検・評価を行う。
　学部事務室設置は、大学全体の再整備を視野に入れた取り組みとして中期的に見直しを加えながら、世田谷キャンパスの中期整備計画の完成までに枠組みを決定する。

〈４〉嘱託職員制度の見直し
　現行の嘱託職員制度は、企業等の定年または早期退職者（高年齢）を対象として、専任職員に比べ安価な賃金で雇用することを目的とした制度である。
　しかし、嘱託職員に求める役割・能力とそれに対する報酬のバランスが崩れ、雇用契約の問題に発展するリスクがある。
　嘱託職員の見直しについては、職務内容（役割・責任）と労働時間の見直し、待遇の見直し、そして嘱託職員から専任職員へ毎年一定の割合での採用枠を設定することにより、適正な有期雇用関係を整備する。
　職務内容と労働時間の見直しは2011年度中に整備し関係者への周知を経て、2012年4月から施行する。待遇の見直しは2012年度中に整備し関係者への周知を経て、2013年4月から実施する。嘱託職員から専任職員への採用試験は、2012年度中に2013年4月1日付採用試験を実施し、以降当面の間毎年採用試験を実施する。
　今後は、嘱託職員制度の目的と対象を明確にし、新たに制度化する契約職員制度を有効に活用することにより、人件費を有効に活用することが可能になる。