【事務組織の機能強化のための取り組み】

【現状の説明】
　2007年度に定めた人事評価判定基準は、職員のワーキンググループによるSD活動からの報告に基づいて制定した。同基準は、人事評価制度を見直しする際、職務能力（2級から11級）に求められる具体的な能力（行動）を定めたものであり、教職員に公開され、評価者及び被評価者における人事評価の指針として活用されている。
　2010年度から実施している若手育成プログラムは、SD活動からの報告に基づいて作成した。同プログラムは、2009年度に実施した課長補佐相当職研修において、若手育成研修のあり方について討議したグループの報告を基に、課長補佐に若手職員を加えたメンバーにより検討した成果を機関決定したものである。
　新人事評価制度を含め、今後はさらに職員の能力向上、資質向上を目的とした人材育成を組織的に継続することより、事務組織を強化すると同時に改善提案による業務の効率化を図ることとなる。
　職員は、新規採用後10年間で複数（3カ所）の部署を経験させることにより、多くの業務を経験できることから、法人全体の業務に対する基礎知識を習得することができる。また、複数の部署を経験することにより、組織を俯瞰することができ、業務改善への取り組みが積極的になっている。3キャンパス間における人事交流を進めることによって、各キャンパスにおける環境の違い、業務フローの違いを認識することによる、キャンパス間の業務連携、業務改善の推進につながっている。
　2005年以前の新規採用職員が少なかったことにより20代の層が薄く、職員が新規採用職員を指導・育成するという環境が整っていなかったが、2006年以降は安定して職員（新卒）を採用したことと、新人事評価制度の運用を通して、所属長をはじめ職員が若手職員を指導・育成する機会が増えたことにより職場が活性化しつつある。
【点検・評価】
　若手育成プログラムは、採用2年目、3年目の職員が講師となり、1年目の職員に対して実施している。講師自ら資料を作成し説明することにより、プレゼンテーション能力の必要性について動機づけとなり、自ら積極的に考え行動することにつながっている。研修を受けた1年目の職員も次年度は自らが講師として取り組む意欲が高まり、新人事評価制度が求める人材育成、能力向上の仕組みとして活性化している。
　2004年の事務組織を見直し後7年経過する間、業務の細分化、新たな業務の発生、業務量の増、法改正等に対応する、業務分掌の再構築は行われていない。人事異動（交流）による職場の活性化はあるものの組織の枠組みを超えるまでには至っていない。
　また、学生サービス、教員への支援の形態が大幅にIT化されたことにより業務量の増減があるが、このことに対応した職員の再配置がなされていない。業務量の増加と、業務そのものが多様化したことにより、これまでの事務分掌では特定の所管にしわ寄せとなり、当該部署の職員数が不足する状況が一部にみられる。
【将来の改善策】
　若手職員が次のステップとして中堅職員育成プログラムをSD活動として「自分たちで作り上げたプログラム」として同様に取り組む流れを作り、今後さらに「課長補佐相当職育成プログラム」の制定、最終的には「管理職育成プログラム」の制定と繋げていくことで「職員が職員を育てる仕組み」が継続されることになる。この仕組みをすべて一度に作り上げることが重要ではなく、しっかりと基礎を作り、徐々に積み重ねることが大切である。
　また、若手職員育成プログラムには、外部研修、内部研修、グループ研修、若手職員によるサポートシステムなどが盛り込まれている。特に内部研修（全体イベント、行事への参加）は、組織の業務を知ること、多くの関係者（職員、利害関係者他）との接点が増えることとなり、普段とは異なる視点の業務にかかわることで、本人の将来へのキャリアに繋がることになる。したがって、現行プログラム以外でSD活動等による新規行事の提案など、若手育成プログラムをさらに充実させるための仕組みが必要である。
　より魅力のある大学を構築するためには、学部間での競争原理が働く仕組みが必要である。そのためには、単に職員数を増やすことではなく、業務の洗い出し、業務フローの見直しを行い、業務を単純化し再構築した上で職員を適正に配置する必要がある。再構築された業務をできるかぎり世田谷キャンパス及び法人本部に集約・吸収することで、業務量の増加を最低限の負荷にとどめ、新たに創出された各キャンパスの職員を戦略的な業務に充てることが可能になる。さらに、再構築により仕分けられた業務を質的に分解することにより、繁忙期（簡易で量が多い業務）に対応する臨時的職員（臨時職員・派遣職員）の採用または業務のアウトソース化を進め、人件費を適正に保つことが可能となり、事務組織が安定することとなる。
　具体的な取り組みとしては、現在世田谷キャンパスにおいて配属されている各学科事務室の体制を学部事務室制に移行する予定である。計画の第一段階として、本学の4つの学科事務室を2012年4月から統合し、1つの事務室として体制を整備する。
　また、外部資金を取り扱う部署（世田谷キャンパス総合研究所、厚木キャンパス総務課、オホーツクキャンパス資源研）において業務量が増大、業務内容の細分化、多様化が顕著となりつつある。さらに、法改正等により管理業務（会計処理）が増え、大学全体として統括管理する体制の強化が急務である。同部署の検収業務は、2012年4月に新設する法人本部財務部検収課に移管する。外部資金を取り扱う部署においては、業務の移管に伴い更に多くの外部資金を獲得し適正に管理することができ、併せて大学が戦略的な研究を積極的に推進する体制が整うことになる。